Продуктивна бизнес среща [ с примери ]

Как да се подготвите за бизнес среща…

Срещите са част от бизнеса, но повечето от тях представляват просто губене на време. Резултатите рядко оправдават усилията и отделеното време на множеството хора, които участват в тях, но все пак те са начина за провеждането на дискусии и решаването на проблеми.

Определяне на целите на срещата

Именно за това е важно да знаете какво точно трябва да направите, за да може една среща да оправдае очакванията ви. Като за начало трябва да подготвите самото събитие преди то да бъде проведено – определете целта на срещата си, участниците в нея, темите за дискутиране, необходимите материали.


Най-добрия начин за определяне на целта на срещата е написването й в едно точно и кратко изречение, в което се включва и краен срок за изпълнение

например: Решаване на маркетинговия план до 30 септември.

Как да съберем екипа в едно и също време?

Следващия етап е начина за провеждането – не всички проблеми изискват събирането на целия наличен персонал обаче. Някои случаи позволяват използването електронна комуникация. Дори не е необходимо да събирате всичките си подчинени или съдружници –

идеалното събиране е на група от 5 до 6 човека

съгласете се, че 12 души трудно ще достигнат до единомислие. Участниците трябва да бъдат избирани според възможността им да допринесат за успеха на срещата.

Пределяне на график, план и теми на срещата

Подгответе график за провеждането на срещата – темите, които ще бъдат споменати, като за всяка трябва да бъде отделено достатъчно време. Именно времето е доста важен фактор – изгответе подходящ времеви план за събитието си, в който освен време за дискутиране са включени и подходящ брой почивки. След като плана ви е готов разпратете го на всички те участници, които сте поканили, заедно с предварителната документация /ако има такава/, с която те трябва да се запознаят. Абсолютно задължително условие за гладко протичане на срещата ви е да разполагате с копия от необходимите материали/документация за всички участници.

Кой ще води срещата?

Изберете лидер на срещата – важно е човека, който заема този пост да е подходя за целта на събирането ви – например, за да съобщите на подчинените се даден факт ви е необходим един тип персона, а за обсъдите дадено решение съвсем друг. Важно е лидерът на срещата да третира всички участници като равни. Именно от отношението му към всички участници зависи изхода на срещата – всяко мнение или предложение трябва да бъде вземано предвид, а не да бъде отхвърляно, защото ръководителят се смята за по-висш от участниците в срещата.

Въведението

Събирането трябва да започне с встъпителна реч, която да е

не по-дълга от 5-6 минути,

като в нея трябва да се съдържа информация за цялото събитие. След това следва кратък преглед на графика и споменаване на всякакви уточнения/промени, възникнали в последната минута.

Групова дискусия

Важно е всички участници, които сте поканили да вземат участие – ако вие сте участник, подгответе се добре за срещата, за да можете да вземете дейно и успешно участие в нея. Проучете темите или проблемите, които ще дискутирате, за да имате подходяща подготовка. Мислете, преди да говорите. Слушайте дискусиите между участниците и се обаждайте ако можете наистина да допринесете с нещо.

Съвет: Говорете ясно, подкрепяйте твърденията си с факти.

Share This:

Вашият коментар